Согласование договоров в компании: как перестать ждать директора неделю

Договор согласован с клиентом, менеджер ждет отмашки, а файл третий день лежит в чате у собственника: «да» тут говорит один человек, и человек этот в разъездах. Дело не в том, что руководитель медленный. Дело в том, что нет правила, по которому документ может пройти без него: процессы согласования держатся на устной договоренности, а не на ролях, сроках и порогах. Ниже разберем, как согласование договоров устроено у бизнеса до тридцати человек: кто и что реально смотрит, что из этого требует закон, а что вы придумали себе сами, и где проходит граница, за которой документ идет дальше без вас. Начнем с того, куда на самом деле уходит та самая неделя.

Куда на самом деле уходит неделя, пока договор ждет подписи

Разберем по часам, а не по этапам. Менеджер закрыл переговоры во вторник, к обеду собрал проект договора и кинул файл в общий чат. Дальше договор уходит на согласование - так это называется у вас в переписке.

Юрист на аутсорсе увидит сообщение вечером, а ответит завтра: у него еще четыре клиента. Бухгалтер уточнит реквизиты контрагента, но не сегодня. А решение по цене принимаете вы - и читаете чат по дороге на объект.

Юрист, кстати, не тормозит. Он просто не знает, что документ срочный.

Работы тут минут сорок. Неделя уходит на переходы между людьми. Документ лежит в чужом входящем, статуса у него нет, узнать что-то можно только сообщением. Половина команды использует файлы из мессенджера, вторая шлет их на электронную почту, и к четвергу живут три копии с одинаковым именем. Вернуться к предыдущим версиям документа невозможно, а всплывает это при подписании: в итоговом экземпляре прошлая сумма.

Теперь про цену. Срок, который вы пообещали клиенту, сдвигается - и срываете вы его не из-за подрядчика, а из-за того, что бумага неделю лежала у своих. Заказчик, который выбирал из трех, уходит к тому, кто прислал контракт в тот же день. А пока договор ходит по кругу, вторая сторона успевает передумать - и правки по второму разу.

Вот что обиднее всего. Спросите завтра любого: на каком шаге договор простоял четыре дня из пяти? Никто не ответит. Порядок согласования нигде не записан, процессы согласования никто и не описывал - «нас же пятнадцать человек». Скорость заключения договоров падает, а виноватого нет. Тут выручает аудит процессов отдела продаж: простои видно по датам.

Дальше - к ролям: кто из них должен смотреть договор, что здесь требует ГК РФ, а что вы придумали себе сами. Именно там согласование договоров в компании ломается чаще всего.

Кто в компании до тридцати человек реально должен смотреть договор

В выдаче вам расскажут про договорной отдел, финансовую службу и безопасность. У вас пятнадцать человек. Отделов нет, а роли есть - и согласование договоров держится на них. Ролей четыре.

Инициатор. Ведет сделку и отвечает за смысл: что продаем, за сколько, в какие сроки. Он же берет на себя подготовку проектов и проверку контрагента - выписка, суды, картотека. И он ответственный за договор до конца.

Проверка по деньгам. Бухгалтер или вы лично: сумма, порядок оплаты, НДС, реквизиты. Цифры и даты, а не текст.

Проверка по праву. Ответственность, штрафы, порядок расторжения. В юридическом отделе это отдельный сотрудник, у вас - внешний юрист, и это нормально. Он же разбирает протокол, если контрагент его пришлет.

Утверждающий. Тот, кто говорит «да» и после кого документ идет на подписание. Одно решение, а не вычитка.

Тут вся соль. Одна роль не равна одному человеку: у вас один сотрудник спокойно закрывает две, а то и три. Список ответственных сотрудников всегда короче списка ролей, и это нормально. Ненормально другое - когда все четыре роли сходятся в собственнике: тогда любая ваша поездка останавливает продажи.

Про юриста отдельно. Если его в штате нет, договор на согласование уходит наружу - но по трем поводам: чужой шаблон, крупная сумма, новый контрагент без истории. Свой договор поставки, по которому отработано двадцать сделок, отдавать на проверку юристам незачем. А когда согласовывают договор на чужой форме, согласование у юриста окупается с первой правки.

Отдельно: процедура согласования внутри компании - ваша договоренность, а право подписывать и ставить подпись дают устав и доверенность. Путать их дорого.

Что о согласовании говорит ГК РФ, а что вы придумали сами

Сразу неприятное: внутреннее согласование договора ГК РФ не требует. В ГК договорам посвящен целый раздел, но нормы о том, кто внутри компании визирует проект, там нет. Виза юриста, подпись бухгалтера, отметка руководителя - это ваша внутренняя процедура согласования, вы придумали ее себе сами. Документ, прошедший мимо всех виз, недействительным от этого не становится.

Расслабляться рано: закон проверяет другое, и риск именно там.

Первое - существенные условия. По общему правилу договор считается заключенным, когда стороны согласовали предмет, все обязательное для этого вида сделки и условия, на согласовании которых настояла одна из сторон (ст. 432 ГК РФ). Нет согласия по существенным условиям - нет и контракта. Второе - форма: для одних договоров ГК РФ требует простую письменную, для других нотариальную или регистрацию. Третье - полномочия подписанта; устав и доверенность мы уже разбирали, добавлю номер - ст. 174 ГК РФ. Количество виз ни на один из трех пунктов не влияет.

Дальше - то, что путают чаще всего. Внутреннее согласование и согласование условий с контрагентом - разные процессы. Внутри - визы своих. Снаружи - оферта, акцепт, встречные правки, протоколы разногласий. Отдельно в ГК договоры поставки: сторона, предложившая заключить договор и получившая от контрагента протокол разногласий, по общему правилу должна в тридцатидневный срок принять меры к согласованию условий договора либо письменно уведомить другую сторону об отказе от его заключения (ст. 507 ГК РФ). Подписание дополнительных соглашений и расторжение договора - тоже внешний контур. Внутренние визы их не заменяют.

И последнее. Виза в корпоративной системе - не электронная подпись. Она фиксирует решение сотрудника, и только. Юридическую силу дает собственноручная подпись либо электронная подпись по 63-ФЗ, а для подписания электронных документов с контрагентом обычно нужен оператор ЭДО - хотя по 63-ФЗ стороны вправе договориться и об обмене документами напрямую. Нормы правятся, формулировки сверяйте с действующей редакцией. Спорное место дешевле показать юристу до подписания, чем спорить о договорных обязательствах после заключения сделки.

Последовательно, параллельно или вперемешку: как выбрать маршрут

«Маршрут» звучит по-корпоративному, а на деле это ответ на один вопрос: кто за кем смотрит документ. Маршруты согласования договоров сводятся к трем схемам, и выбор между ними влияет на скорость сильнее, чем любая система.

Последовательный. Инициатор передает проект первому, тот - второму, дальше по цепочке. Каждый видит правки предыдущего, и до утверждающего доходит причесанный текст, а не четыре конфликтующие версии файла. Минус очевиден: срок - это сумма всех шагов, и один уехавший в отпуск юрист останавливает всю цепочку. Так стоит вести дорогие и нетиповые договоры: цена ошибки там выше цены недели.

Параллельный. Проект уходит всем сразу. Быстро: три дня схлопываются в один. Но замечания прилетают вразнобой, и кто-то потом сводит их руками: бухгалтер поправил порядок оплаты, а по тому же пункту уже прошелся другой человек. Для согласования типовых договоров схема отличная, для сложных - разбор конфликтов.

Смешанный. Типовые блоки идут параллельно, спорные условия - последовательно. Для компании до тридцати человек это, честно говоря, единственный вариант, который приживается: скорость там, где риска нет, и очередь там, где он есть.

Теперь про лист. Раньше лист согласования был отдельным листом бумаги: на нем собирали подписи и подшивали к договору - и по такой бумажке не понять, на каком этапе документ простоял четыре дня. Сегодня лист и есть маршрут: электронный след с историей версий и отметками, кто когда завизировал и с каким замечанием. А если правка касается не вас, а контрагента, она вообще уходит из внутреннего маршрута наружу - в переписку и протокол разногласий.

И правило, без которого рассыпается любая схема: у каждого шага есть срок, а у молчания - последствие. Сутки на договор по проверенному шаблону, два-три дня на сложный. Дальше - одна из двух норм. Молчание равно согласию: быстро, годится там, где сумма ограничена порогом. Молчание блокирует: медленнее, зато честнее, когда подписание без визы по деньгам дорого обходится. Хуже всего третий вариант: никто не помнит, какая норма работает, повторное согласование договора идет по второму кругу, а подписание уезжает еще на неделю.

Как перестать быть узким горлышком: пороги, лимиты и типовые формы

Обычно это называют разговором про доверие: «делегировал бы, да не на кого оставить». На деле дело не в доверии, а в трех границах, о которых собственник должен договориться сам с собой. Границы простые. Проговорить их можно за один разговор у доски, записать - минут за тридцать.

Граница первая - типовая форма. Берете частые типы сделок: поставка, услуги, подряд, аренда. На каждый - свой шаблон, один раз вычитанный юристом и дальше живущий без переделок. Правило простое: идет договор по вашей типовой форме без единой правки - согласование ему не нужно вообще, хватит проверки реквизитов и суммы. Кто использует типовые формы именно так, тот снимает с себя больше согласований, чем любая настройка системы.

Тут же придется решить, что считается правкой, которая возвращает документ в цепочку. Зон четыре: ответственность и штрафы, порядок оплаты, сроки исполнения, подсудность. Тронули любую - договор идет общим порядком. Пятый повод по смыслу тот же: контрагент прислал свой протокол к вашей форме. Все прочее - преамбула, шрифт, опечатка в адресе - не повод дергать собственника.

И еще: у каждой формы нужен ответственный, который хранит актуальную версию и решает, когда шаблон пора править. Без этого через полгода у вас гуляют четыре шаблона, и свежий не опознает никто.

Граница вторая - порог по сумме. До определенной суммы решение принимает руководитель направления, выше - вы. Цифру за вас никто не назовет, а принцип назвать можно: порог - это столько, сколько бизнес готов потерять целиком и не заметить этого в своем месяце. И порогов два: по вашей форме он заметно выше, для нетиповых сделок - ниже. Порог решает только, кто говорит «да». Право подписи и подписание документа - отдельная история.

Граница третья - порог по риску. Деньги не единственный измеритель, поэтому нужен короткий список стоп-условий, при которых договор идет к вам независимо от суммы:

• предоплата контрагенту, а не от него;
• новый контрагент без истории отгрузок;
• ответственность без верхнего предела;
• эксклюзив или запрет работать с чужими;
• отсрочка длиннее вашего кассового разрыва.

Три границы вместе дают схему согласования рядовых договоров, где вас нет: форма без правок проходит мимо, нетиповая - через порог, стоп-условие - сразу к вам.

Когда мы в 1PI.PRO разбираем процесс продаж у клиента, первая же схема показывает одно и то же: собственник стоит на пяти шагах из семи. В одной такой компании - опт, расходники для пищевых производств - через владельца шли все договоры до единого. Ввели два шаблона и порог по сумме. Через месяц через него стало проходить меньшинство сделок, остальные вел руководитель направления и подписывал сам по доверенности. Похожие истории собраны в кейсах внедрения.

Контроль при этом не теряется, а становится точечным. Раньше вы читали каждый договор и все равно не знали, где он стоит. Теперь контроль согласования держится не на вашем чтении, а на правилах: видно отклонения - вот две сделки выше порога, вот одна со стоп-условием. Документ без отклонений проходит по правилам и уходит на подписание в тот же день. Контроль сроков согласования отдайте напоминаниям, себе оставьте решения.

Делегирование начинается не с доверия, а с написанного правила. Пока правила нет, собственник не делегирует - он просто рискует.

Правило можно проверить и поправить. Доверие проверить нельзя, поэтому его и не хватает.

Три ошибки, из-за которых пороги не работают

Порог назвали голосом. Проговорили на планерке и разошлись довольные. Через две недели у каждого своя версия суммы, и любой спорный договор снова едет к вам. Лечится одним сообщением в общий чат или строкой в электронном документе - лишь бы запись была и лежала в одном месте.

Порог задрали. Поставили планку, под которую не попадает ни одна живая сделка. Формально правило есть, по факту все идет по-старому. Проверка простая: возьмите последние двадцать договоров и посчитайте, сколько прошло бы без вас. Меньше половины - порог декоративный.

Собственник влез сам. Правило написано, но вы все равно просите показать мелкую сделку - «я только гляну». После второго раза команда перестает пользоваться правилом: раз шеф читает все, зачем эти пороги. Порог живет ровно столько, сколько его соблюдает тот, кто его придумал.

Регламент на две страницы: минимум, который работает

Пороги, роли и сроки надо где-то записать. И тут звучит возражение, которое я слышу чаще всего: «Мы уже писали регламент, он не заработал». Верю. Обычно причина одна: документ вышел на пятнадцать страниц, и открыли его ровно один раз - когда утверждали. Рабочая версия помещается на две.

Вот что в ней должно быть - шесть пунктов, больше не нужно:

1. Какие договоры под регламент попадают, а какие нет.
2. Роли и кто их закрывает по именам: инициатор, деньги, право, утверждающий.
3. Порядок шагов - кто за кем смотрит документ.
4. Срок на каждом этапе.
5. Что означает молчание: согласие или блокировка.
6. Кто ответственный за шаблоны и когда их обновляет.

Все. Две страницы. Это и есть регламент согласования договоров для бизнеса вашего размера.

Чего внутри быть не должно. Пересказа ГК РФ - кодекс и так в открытом доступе. Определений терминов. Перечня видов договоров: по ГК договоров десятки, у вас в обороте четыре. Правил оформления документов вроде шрифтов и полей - к скорости они отношения не имеют.

Без чего не работает: регламент договорной работы - живой текст. Через две недели станет видно, что срок на одном шаге взят с потолка, а один пункт лишний. Правьте. Большинство внутренних регламентов умирает не от ошибок, а от того, что их защищают как диссертацию.

Когда почты и Excel уже мало: что дает автоматизация

Оговорюсь сразу: пока сделок немного, электронная почта и таблица в Excel - нормальный инструмент. Знаю бизнес на восемь человек, где реестр живет пятый год и всех устраивает. Дело в объеме.

Четыре признака, что ручной режим себя исчерпал:

• больше десяти договоров в месяц;
• версии теряются, актуальный файл ищут поиском по чату;
• статус документа не узнать, не написав двум людям;
• одни и те же вопросы к одним и тем же пунктам повторяются из сделки в сделку.

Совпало три - пора смотреть в сторону системы. Совпал один - живите спокойно: автоматизация процесса согласования вам сейчас ничего не даст.

Первая ступень - обычная почта и мессенджеры: сообщение с договором и ответ «принял» в переписке. Дешево и хватает, пока сделок немного, но именно здесь теряются версии и статус документа никто не видит. Ступени три, и вторая из них незаслуженно забыта. Общая электронная таблица-реестр: номер, стороны, сумма, у кого лежит, крайний срок. Ведется руками, зато контроль за каждым договором есть, и стоит это ноль рублей. Третья ступень - система, где документ ведет бизнес-процесс, а не человек: ее и ищут, когда набирают «программа для согласования договоров внутри компании».

Что там меняется. Электронная карточка договора со всей историей: доступ к версиям документа, кто когда завизировал и с каким замечанием. Статусы видны всем: вопрос «а где оно сейчас» отпадает. Просроченный шаг система эскалирует сама, без вас. Генерация контракта из шаблона по данным сделки - реквизиты не переписывают руками. Шаблоны лежат в одном месте, и новый шаблон разъезжается по всем сразу. Контроль согласования перестает быть вашей личной работой: видно историю согласования всех договоров, вы заходите только в отклонения.

Снаружи - другой контур. Электронный документооборот закрывает то, чего виза не закрывает: после утверждения документ уходит на подписание, и для подписания электронных документов обычно нужна квалифицированная электронная подпись, которую выпускает аккредитованный удостоверяющий центр (для юрлиц - удостоверяющий центр ФНС России), а обмен подписанными документами с контрагентом обеспечивает оператор ЭДО из реестра. Выпуск электронных подписей сотрудникам - отдельная задача, обсудите ее с юристом заранее. И не путайте: электронное согласование договоров - внутренняя история, электронное подписание - юридическая.

Теперь честно про границы: автоматизация согласования договоров сама по себе не ускоряет ничего. Не назначены сроки, не названы роли - программа оцифрует то же ожидание, только с уведомлениями. У нас в 1PI.PRO автоматизация внутреннего согласования начинается не с настройки, а со схемы процесса в BPMN на одном листе: на ней сразу видно два-три шага, которые никому не нужны. Вот вам и ускорение, без всякой лицензии.

Спрашивают обычно про согласование договоров в Битрикс24, а отвечаю я одинаково: сначала покажите регламент. Есть регламент - за автоматизацию согласования договоров можно браться хоть завтра, и автоматизация бизнес-процессов в Битрикс24 даст то, ради чего затевалась.

Что сделать на этой неделе, чтобы следующий договор не завис

Ни один пункт ниже не стоит денег. Пять дней, пять действий - причем действий, а не намерений вроде «начать выстраивать процесс».

Понедельник. Выпишите последние десять сделок и отметьте, на каком шаге каждая стояла дольше суток. Диагностика без единого инструмента, хватит листа бумаги. Обычно почти весь простой собирается на двух шагах.

Вторник. Назовите роли по именам, а не по должностям: кто ведет сделку, кто смотрит деньги, кто право, у кого право подписи. Заодно назначьте ответственного за формы.

Среда. Порог по сумме и три стоп-условия. Одним сообщением в общий чат, в электронном виде - устная договоренность к пятнице развалится.

Четверг. Срок на каждом шаге и правило молчания. Вот вам и порядок согласования, остальное детали.

Пятница. Выберите два типа договоров, которые с понедельника идут по единой форме.

Чего в плане нет - покупки системы. Контроль всех договоров через себя вы отменяете не софтом, а пятью решениями выше. До контроля исполнения обязательств дойдем позже: сначала пусть документ доходит до подписания вовремя.

Дальше сложнее. Собрать это в схему до того, как что-то включать, и продержаться первые недели, пока правило не станет привычкой, - вот где обычно все глохнет во второй раз. Здесь помогает сопровождение Битрикс24: на старте контроль договоров держится не на документе, а на человеке, который вовремя спрашивает.

Заключение

Если из всего текста останется одна мысль, пусть будет эта: собственник перестает быть узким горлышком, когда роли, сроки и две-три границы становятся записанным правилом, а доверие команде тут ни при чем. Все выглядит проще, чем кажется. Регламент на две страницы пишется за вечер, порог по сумме называется за один разговор у доски, а система подключается тогда, когда правила уже работают на бумаге и людям не приходится гадать, у кого лежит документ.

Мнение, которое я готов защищать: начинать с покупки лицензии - самый дорогой способ ничего не поменять. Сначала правила, потом инструмент - этот порядок мы в 1PI.PRO держим, даже когда просят наоборот. А если правила уже есть и хочется собрать все разом, а не кусками, для этого и придумано экспресс-внедрение пакетом за фикс-цену.

Проверьте на ближайшей сделке: если договор прошел мимо вас и ничего не сломалось - значит, правило работает.